1715.us - Допомога по офісній роботі з документами

:: Меню ::

Головна
Введення
1. Оформлення організаційно-розпорядливих документів
2. Оформлення видів організаційно розпорядливих документів
3. Організація документообігу. Документопотоки
4. Реєстрація і контроль виконання документів
5. Коротка характеристика системи електроного документообігу
6. Систематизація документів і підготовка справ до передачі на зберігання в державні архіви
7. Персональний комп'ютер в роботі секретаря-референта
8. Додатки
      Братани
Карта сайту
Добавити у вибране

:: Друзі ::

Сутінки

:: Лічильники ::

 

каталог сайтів

 

 

 

 

 
Робота з документами

Установка параметрів сторінки

Для установки параметрів сторінки слід виконати команду Файл -параметри сторінки.... У вкладці Поля діалогового вікна Параметри сторінки (мал. 13) встановлюються поля документа, їх взаємне розташування і при необхідності розмір і положення палітурки. У вкладці Розмір паперу при необхідності можна встановити розмір сторінки відмінний від формату А4.

Мал. 13. Вкладка Поля діалогового вікна Параметри сторінки

Введення тексту

Текст вводиться в тому місці, де в даний момент знаходиться курсор.

Зазвичай текст вводять, починаючи від лівого поля сторінки. За бажання текст можна вводити в будь-якому місці сторінки. Для цього слід мишею підвести курсор і двічі клацнути лівою кнопкою миші.

Переміщати курсор по документу можна за допомогою миші. Для цього слід підвести курсор до необхідної позиції в тексті і один раз клацнути лівою кнопкою миші.

При введенні тексту слід дотримуватися наступних правил і рекомендацій.

Не слід використовувати клавішу [Enter] для переходу до нового рядка. Перехід на новий рядок проводиться автоматично.

Клавішу [Enter] слід натискати для переходу до нового абзацу або вставки порожнього рядка.

Не слід розставляти перенесення в словах з використанням клавіші [-]. Розстановка перенесень проводиться автоматично.

Не слід використовувати клавішу [Enter] для переходу до нової сторінки. Перехід на нову сторінку проводиться автоматично.

Не слід використовувати клавішу [Tab] або [Spacebar] для отримання червоного рядка або вирівнювання тексту по ширині сторінки.

Розділові знаки ., у російській розкладці на клавіатурі часто не позначені. Знак . у російській розкладці вводиться клавішею, розташованою зліва від правої клавіші [Shift]. Знак, в російській розкладці вводиться цією ж клавішею, але при натиснутій клавіші [Shift].

Розділовий знак : у російській розкладці вводиться клавішею з цифрою 6 на основній клавіатурі при натиснутій клавіші [Shift].

Розділовий знак ; у російській розкладці вводиться клавішею з цифрою 4 на основній клавіатурі при натиснутій клавіші [Shift].

Розділовий знак ? у російській розкладці вводиться клавішею з цифрою 7 на основній клавіатурі при натиснутій клавіші [Shift].

Розділовий знак ! у російській розкладці вводиться клавішею з цифрою 1 на основній клавіатурі при натиснутій клавіші [Shift].

Знак № у російській розкладці вводиться клавішею з цифрою 3 на основній клавіатурі при натиснутій клавіші [Shift].

Знак $ у англійській розкладці вводиться клавішею з цифрою 4 на основній клавіатурі при натиснутій клавіші [Shift].

Розділові знаки ., : ; ! ? пишуться злито із словом, за яким слідують.

Після розділових знаків ., : ; ! ? ставиться пропуск.

Перед знаками « " ( [ { ставиться пропуск. Наступне за цими знаками слово пишеться без пропуску.

Знаки » " ) ] } пишуться злито із словом, за яким слідують. Після цих знаків ставиться пропуск, за винятком тих випадків, коли ставляться знаки перепинання, які пишуться злито із словом, за яким слідують.

Знак дефіса - пишеться злито з передуючою і подальшій частямі слова.

Знак тире - вводиться тією ж клавішею клавіатури, що і дефіс, але перед знаком і після знаку обов'язково ставиться пропуск.

Рекомендується вводити текст шрифтом одного вигляду і розміру. Все оформлення документа проводять після введення тексту.

Для вставки символу, відсутнього на клавіатурі, слід виконати команду Вставка - Символ.... У діалоговому вікні Символ слід вибрати символ, натиснути кнопку Вставити, після чого натиснути кнопку Закрити або клавішу [Esc].

У документ можна вставити поточну дату і час. Для цього слід виконати команду Вставка - Дата і час.... У діалоговому вікні Дата і час (мал. 14) слід вибрати формат дати (часу) і мову, після чого натиснути кнопку ОК.

Мал. 14. Діалогове вікно Дата і час

Якщо в діалоговому вікні поставити відмітку проти команди Оновлювати автоматично, дата і час автоматично оновлюватимуться кожного разу при відкритті файлу або його друку.

Для простановки нумерації сторінок документа слід виконати команду Вставка - Номери сторінок.... У діалоговому вікні Номера сторінок (мал. 15) вибрати розташування нумерації і натиснути кнопку ОК.

Рис. 15. Диалоговое окно Номера страниц

Перемещение курсора по документу

Перемещать курсор по документу можно с помощью мыши. Для этого следует подвести курсор к требуемой позиции в тексте и один раз щелкнуть левой кнопкой мыши.

Перемещение курсора можно производить клавишами клавиатуры:

  • клавіші , переміщають курсор на один символ вліво або управо відповідно;

  • клавіші , переміщають курсор на один рядок вниз або вгору відповідно;

  • клавіші [Home] і [End] переміщають курсор в початок або в кінець рядка відповідно;

  • клавіші [PageDown] і [PageUp] переміщають курсор на один екран вниз або вгору відповідно;

  • комбінації клавіш [Ctrl] + або [Ctrl] + переміщають курсор на одне слово вліво або управо відповідно;

  • комбінації клавіш [Ctrl] + або [Ctrl] + переміщають курсор на один абзац вгору або вниз відповідно;

  • комбінації клавіш [Ctrl] + [PageDown] або [Ctrl] + [PageUp] переміщають курсор на одну сторінку вгору або вниз відповідно;

  • комбінації клавіш [Ctrl] + [Home] або [Ctrl] + [End] переміщають курсор до першого або останнього символу документа відповідно.

  • Редагування тексту документа

    Для видалення символу праворуч від курсора використовується клавіша [Delete]. Для видалення символу зліва від курсора використовується клавіша [Backspace].

    Для розділення абзацу необхідно поставити курсор в місце розділення і натиснути клавішу [Enter]|.

    Для приєднання до абзацу розташованого нижче абзацу слід поставити курсор в кінець абзацу і натиснути клавішу [Delete]. При необхідності додати пропуск.

    Для приєднання абзацу до вишерасположенному абзацу - поставити курсор в початок абзацу і натиснути клавішу [Backspace]. Якщо приєднуваний абзац оформлений з абзацним відступом (з червоного рядка), клавішу [Backspace] натиснути двічі. При необхідності додати пропуск.

    Для вставки порожнього рядка (порожнього абзацу) необхідно поставити курсор в початок рядка і натиснути клавішу [Enter].

    Перевірка правопису в документі

    Звичайний правопис (орфографія і граматика) в документі перевіряються автоматично. Перевірка орфографії проводиться порівнянням введених слів з вбудованим словником MS Word 2000. Якщо слово відсутнє в словнику, воно буде підкреслено червоною хвилястою лінією. Тому, окрім дійсних помилок і друкарських помилок, виділяються також правильно введені слова, незнайомі MS Word 2000. Це можуть бути назви організацій, прізвища і тому подібне Пропозиції з граматичними і стилістичними помилками підкреслюються зеленою хвилястою лінією.

    Для виправлення помилок і друкарських помилок слід клацнути по слову з друкарською помилкою правою кнопкою миші і в контекстному меню, що з'явилося, вибрати правильний варіант написання слова. Якщо в контекстному меню немає варіантів правильного написання, виправити слово слід ручним введенням з клавіатури. Якщо ж слово введене правильно, в контекстному меню слід вибрати команду Додати.

    Граматичні помилки, як правило, доводиться виправляти ручним введенням з клавіатури.

    Для перевірки правопису у всьому документі необхідно виконати одну з наступних дій:

    натиснути клавішу клавіатури [F7];

    натиснути кнопку Правопис на панелі інструментів Стандартна;

виконати команду Сервіс- Правопис....

У діалоговому вікні Перевірка правопису вибираються правильні варіанти написання слів або виправляються помилки і друкарські помилки ручним введенням з клавіатури у верхній частині діалогового вікна, після чого натискається кнопка Змінити.

Мова документа і, відповідно, мова перевірки правопису MS Word 2000, як правило, вибирає автоматично залежно від розкладки клавіатури. У разі помилкового автоматичного визначення мови слід вибрати мову самостійно. Для цього потрібно виконати команду Сервіс - Мова - Вибрати мову..., у діалоговому вікні Мова (мал. 16), вибрати бажану мову і натиснути кнопку ОК.

Мал. 16. Діалогове вікно Мова

Розстановка перенесень встановлюється для всього документа. Для цього необхідно виконати команду Сервіс -язик - Розстановка перенесень, в діалоговому вікні Розстановка перенесень поставити відмітку проти команди Автоматична розстановка перенесень і натиснути кнопку ОК.

Дії з фрагментами тексту документа

Всі дії з оформлення документа: копіювання, переміщення, видалення фрагментів документа - проводяться з виділеними фрагментами тексту. Одночасно може бути виділений один нерозривний фрагмент тексту. При виділенні фрагмента тексту кольору шрифту і фону міняються на негативні кольори.

При виділенні тексту слід дотримуватися наступних правил і рекомендацій.

Виділення одного рядка - поставити курсор зліва від рядка і один раз клацнути лівою кнопкою миші.

Виділення одного слова - поставити курсор на слово і двічі клацнути лівою кнопкою миші.

Виділення декількох рядків - поставити курсор зліва від рядка, натиснути на ліву кнопку миші і, не відпускаючи її, поширювати виділення на інші рядки.

Виділення декількох слів - поставити курсор на слово, натиснути на ліву кнопку миші і, не відпускаючи її, поширювати виділення на інші слова.

Виділення одного абзацу - поставити курсор зліва від абзацу і двічі клацнути лівою кнопкою миші або поставити курсор на абзац і три рази клацнути лівою кнопкою миші.

Виділення однієї пропозиції - поставити курсор на пропозицію і один раз клацнути лівою кнопкою миші при натиснутій клавіші [Ctrl].

Виділення всього документа - поставити курсор в лівому полі і три рази клацнути лівою кнопкою миші або поставити курсор в лівому полі і одін.раз клацнути лівою кнопкою миші при натиснутій клавіші [Ctrl].

Виділення довільного прямокутного фрагмента тексту - поставити курсор на початок області виділення, натиснути і не відпускати клавішу [Alt], натиснути на ліву кнопку миші і, не відпускаючи її, поширювати виділення.

Виділення фрагментів тексту можна також проводити переміщенням курсора клавішами клавіатури при натиснутій клавіші [Shift].

Для того, щоб зняти виділення фрагмента тексту, слід один раз клацнути лівою кнопкою миші в правому полі документа.

Виділений фрагмент документа можна копіювати в буфер. Для цього слід виконати одну з наступних дій:

натиснути кнопку Копіювати панелі інструментів Стандартна;

натиснути комбінацію клавіш [Ctrl] + [Insert];

клацнути правою кнопкою миші і в контекстному меню виконати команду Копіювати;

виконати команду Правка - Копіювати.

Виділений фрагмент документа можна вирізувати в буфер. Для цього слід виконати одну з наступних дій:

натиснути кнопку Вирізувати панелі інструментів Стандартна;

натиснути комбінацію клавіш [Shift] + {Delete];

клацнути правою кнопкою миші і в контекстному меню виконати команду Вирізувати;

виконати команду Правка - Вирізувати.

Скопійований або вирізаний в буфер фрагмент можна вставити в будь-яке місце цього або іншого документа. У буфері може знаходитися одночасно до 12 фрагментів. Якщо в буфері обміну знаходиться більш за один фрагмент, на екрані з'являється панель інструментів Буфер обміну. Панель інструментів може знаходитися у вікні (мал. 17а) або разом з іншими панелями у верхній частині вікна MS Word (мал. 17б).

Мал. 17а. Панель інструментів Буфер обміну у вікні документа

  • Мал. 17б. Панель інструментів Буфер обміну у верхній частині вікна MS Word 2000 (б)

    Для вставки з буфера обміну єдиного фрагмента, що знаходиться там, або останнього копірованного фрагмента слід виконати одну з наступних дій:

    натиснути кнопку Вставити  панелі інструментів Стандартна;

    натиснути комбінацію клавіш [Shift] + [Insert];

    клацнути правою кнопкою миші і в контекстному меню виконати команду Вставити;

    виконати команду Правка - Вставити.

Для вставки з буфера обміну будь-якого фрагмента, що знаходиться там, слід клацнути по його значку в панелі інструментів Буфер обміну або відкрити кнопку Елементи в панелі інструментів Буфер обміну і вибрати значок фрагмента, що вставляється.

 

При необхідності можна вставити відразу всі фрагменти, що знаходяться в буфері обміну. Для цього слід натиснути кнопку Вставити всі панелі інструментів Буфер обміну.

Для очищення буфера обміну від вмісту слід натиснути кнопку Очистити буфер обміну панелі інструментів Буфер обміну.

  • Виділений фрагмент документа можна видалити. Для цього слід виконати одну з наступних дій:

    натиснути клавішу клавіатури [Delete];

    натиснути клавішу клавіатури [Backspace];

    виконати команду Правка - Очистити.

    Відміна і повтор дій з документом

    Всі дії з документом, проведені після його відкриття, можна послідовно в зворотному порядку відмінити. Для цього слід виконати одну з наступних дій:

    натиснути кнопку Відмінити  панелі інструментів Стандартна;

    вьполніть команду Правка - Відмінити;

    натиснути комбінацію клавіш [Alt] + [Backspace].

    Скасовані дії можна послідовно повернути. Для цього слід виконати одну з наступних дій:

    натиснути кнопку Повернути панелі інструментів Стандартна;

виконати команду Правка - Повернути;

натиснути комбінацію клавіш [Alt] + [Shift] + [Backspace].

Для повторення останньої виконаної дії слід виконати одну з наступних дій:

натиснути клавішу [F4 ];

виконати команду Правка - Повторити.

 

:: Реклама ::


:: Реклама ::


:: Посилання ::


:: Рекомендуємо ::


 

 

 

 


Copyright © Klab-F 2008