1715.us - Допомога по офісній роботі з документами

:: Меню ::

Головна
Введення
1. Оформлення організаційно-розпорядливих документів
2. Оформлення видів організаційно розпорядливих документів
3. Організація документообігу. Документопотоки
4. Реєстрація і контроль виконання документів
5. Коротка характеристика системи електроного документообігу
6. Систематизація документів і підготовка справ до передачі на зберігання в державні архіви
7. Персональний комп'ютер в роботі секретаря-референта
8. Додатки
      Братани
Карта сайту
Добавити у вибране

:: Друзі ::

Сутінки

:: Лічильники ::

 

каталог сайтів

 

 

 

 

 

    Операції з файлами

    Створення тек

    Перед початком роботи на ПК слід створити структуру тек для збереження файлів.

    Тека завжди створюється у вікні теки, в якій вона знаходитиметься. Для створення теки слід виконати наступні дії.

    1. Відкрити вікно теки, в якій створюватиметься нова тека.

    2. У порожньому місці вікна клацнути правою кнопкою миші і виконати команду Створити - Теку.

    3. З використанням клавіатури ввести ім'я створюваної теки.

    4. Двічі клацнути лівою кнопкою миші в порожньому місці вікна.

    Створення файлів

    Зазвичай файли створюються за допомогою прикладних програм (MS Word, MS Excel і ін.). Проте, деякі типи файлів можна створити без запуску відповідної програми.

    Файл створюється у вікні теки, в якій він знаходитиметься. Для створення файлу слід виконати наступні дії.

    1. Відкрити вікно теки, в якій створюватиметься файл.

    2. У порожньому місці вікна клацнути правою кнопкою миші і виконати команду Створити і в підлеглому меню, що з'явилося, вибрати бажаний тип файлу.

    3. З використанням клавіатури ввести ім'я створюваного файлу.

    4. Двічі клацнути лівою кнопкою миші в порожньому місці вікна.

    Перейменування тек і файлів

    Для перейменування теки або файлу слід виконати наступні дії.

    1. Відкрити вікно теки, в якій розташовується об'єкт, що перейменовується.

    2. Клацнути по значку об'єкту правою кнопкою миші і виконати команду Перейменувати.

    3. З використанням клавіатури ввести нове ім'я об'єкту.

    4. Двічі клацнути лівою кнопкою миші в порожньому місці вікна.

    Можна рекомендувати ще один спосіб перейменування тек і файлів. Для цього слід виконати наступні дії.

    1. Відкрити вікно теки, в якій розташовується об'єкт, що перейменовується.

    2. Виконати два-три одиночні клацання лівою кнопкою миші по імені об'єкту так, щоб курсор почав мигати в полі імені.

    3. З використанням клавіатури ввести нове ім'я об'єкту.

    4. Двічі клацнути лівою кнопкою миші в порожньому місці вікна.

    Переміщення і копіювання тек і файлів

    Переміщення і копіювання тек і файлів може здійснюватися двома принципово різними методами: буксируванням (перетяганням) і з використанням буфера обміну.

    При переміщенні і копіюванні об'єктів буксируванням слід виконати наступні дії.

    1. Відкрити вікно теки, з якої переміщатиметься або копіюватиметься об'єкт.

    2. Відкрити вікно теки, в яку переміщатиметься або копіюватиметься об'єкт.

    3. При необхідності розмістити вікна на екрані так, щоб обидва були одночасно видні.

    4. При переміщенні - буксирувати (перетягнути) значок об'єкту з вікна однієї теки у вікно іншої теки.

    5. При копіюванні - буксирувати (перетягнути) при натиснутій клавіші [Ctrl] значок об'єкту з вікна однієї теки у вікно іншої теки.

    Переміщення і копіювання тек і файлів можна проводити також і буксируванням об'єктів правою кнопкою миші. В цьому випадку необхідно після закінчення буксирування в контекстному меню, що з'явилося, вибрати необхідну команду: Перемістити або Копіювати.

    При переміщенні і копіюванні об'єктів з використанням буфера обміну слід виконати наступні дії.

    1. Відкрити вікно теки, з якої переміщатиметься або копіюватиметься об'єкт.

    2. При переміщенні - виділити переміщуваний об'єкт і перемістити його в буфер обміну одним з наступних способів:

    клацнути по значку об'єкту правою кнопкою миші і виконати команду Вирізувати;

    виконати команду Правка - Вирізувати;

  • натиснути кнопку Вирізувати панелі інструментів.

  • 3. При копіюванні - виділити копійований об'єкт і копіювати його в буфер обміну одним з наступних способів:

    клацнути по значку об'єкту правою кнопкою миші і виконати команду Копіювати;

    виконати команду Правка - Копіювати;

  • натиснути кнопку Копіювати панелі інструментів.

    4. Відкрити вікно теки, в яку переміщатиметься або копіюватиметься об'єкт.

    5. Вставити об'єкт з буфера обміну одним з наступних способів:

    клацнути в порожньому місці вікна правою кнопкою миші і виконати команду Вставити;

    виконати команду Правка - Вставити;

  • натиснути кнопку Вставити панелі інструментів.

Копіювання тек і файлів на дискети може здійснюватися ще одним способом. Для цього слід клацнути по значку об'єкту правою кнопкою миші і виконати команду Відправити - Диск 3,5 (А:).

Видалення тек і файлів

Видалення тек і файлів може здійснюватися декількома способами.

При першому способі слід виконати наступні дії.

1. Виділити значок об'єкту і натиснути клавішу [Delete] на клавіатурі.

2. У вікні, що з'явилося, натиснути кнопку Так.

При другому способі слід виконати наступні дії.

1. Клацнути по значку об'єкту правою кнопкою миші і виконати команду Видалити.

2. У вікні, що з'явилося, натиснути кнопку Так.

При третьому способі слід буксирувати значок об'єкту, що видаляється, на Робочий стіл на значок Корзина.

Відновлення видалених тек і файлів. Налаштування Корзини

Видалені теки і файли зазвичай не знищуються, а поміщаються в спеціальну теку «Корзина».

Для відновлення випадково або помилково видалених тек і файлів слід виконати наступні дії.

1. Відкрити спеціальну теку «Корзина».

2. Клацнути по значку відновлюваного об'єкту правою кнопкою миші і виконати команду Відновити.

При цьому тека або файл відновляться в тій же теці, з якої були видалені.

Для відновлення видаленого об'єкту в будь-якій довільній теці слід його перемістити в бажану теку одним із способів, описаних вище.

Необхідно відзначити, що теки і файли, видалені з дискети, в спеціальну теку «Корзина» не поміщаються і, отже, відновленню не підлягають.

Щоб уникнути проблем при відновленні тек і файлів слід перевірити і, при необхідності, змінити налаштування параметрів спеціальної теки «Корзина». Для цього необхідно клацнути по значку спеціальної теки «Корзина» правою кнопкою миші і виконати команду Властивості.

Мал. 8. Діалогове вікно Властивості: Корзина

У діалоговому вікні Властивості: Корзина (мал. 8) слід звернути увагу на відсутність відмітки проти команди Знищувати файли відразу після видалення, не поміщаючи їх в корзину. Якщо ж така відмітка встановлена, відновити видалені файли буде неможливо. У цьому ж діалоговому вікні можна набудувати максимальний об'єм корзини. Об'єм, що рекомендується, - 10... 15 % від розміру жорсткого диска.

Корзину рекомендується періодично очищати. Це можна робити, вибірково видаляючи з неї окремі файли і теки або повністю видаляючи весь вміст. У першому випадку слід виконати наступні дії.

1. Відкрити спеціальну теку «Корзина».

2. Клацнути по значку об'єкту, що видаляється, правою кнопкою миші і виконати команду Видалити.

3. У вікні, що з'явилося, натиснути кнопку Так.

У другому випадку слід виконати наступні дії.

1. Клацнути по значку «Корзина» об'єкту правою кнопкою миші і виконати команду Очистити корзину.

2. У вікні, що з'явилося, натиснути кнопку Так.

За бажання файли і теки можна видаляти, не поміщаючи їх в корзину. Для цього можна скористатися будь-яким способом видалення, проте будь-якою з них необхідно виконувати при натиснутій клавіші клавіатури [Shift].

Дії з групами тек і файлів

Переміщати, копіювати і видаляти можна не тільки окремі теки і файли, але і групи тек і файлів. Об'єднувати в групу можна тільки файли і теки, розташовані в одному вікні. Для об'єднання файлів і тек в групу їх потрібно виділити.

Для виділення всіх тек і файлів вікна найпростіше виконати команду Правка - Виділити все.

Для виділення тек і файлів, розташованих у вікні підряд один за іншим, слід спочатку виділити перший об'єкт з групи, а потім виділити останній об'єкт при натиснутій клавіші клавіатури [Shift].

При виділенні довільної групи тек і файлів слід виділяти їх при натиснутій клавіші клавіатури [Ctrl].

При виділенні всіх тек і файлів вікна, окрім деяких, слід спочатку виділити об'єкти, що не підлягають виділенню, а потім виконати команду Правка - Обернути виділення.

Виділену групу файлів можна переміщати, копіювати, видаляти будь-яким з описаних вище способів.

Пошук тек і файлів

Для пошуку теки або файлу на ПК слід відкрити Головне меню Windows і виконати команду Пошук - Теки і файли.

Пошук проводиться у вікні Знайти: Всі файли (мал. 9). Пошук тек і файлів може проводитися по наступних ознаках:

вкладка Ім'я і розміщення:

ім'я файлу (або фрагмент імені5);

текст файлу;

вкладка Дата:

дата створення, зміни або відкриття файла6;

вкладка Додатково:

тип файлу;

розмір файлу.

Шукати можна по якому-небудь одній ознаці або по всіх ознаках одночасно. Результатом пошуку може бути декілька об'єктів.

З вікна пошуку файли можна переміщати, копіювати, видаляти будь-яким із способів, описаних вище

Створення і використання ярликів

Ярлик - особливого роду файл, призначений для швидкого відкриття інших файлів, тек і запуску програм. Ярлики зазвичай розміщують на Робочому столі.

Для створення ярлика слід виконати наступні дії.

Відкрити вікно теки, в якій розташований об'єкт, для якого створюється ярлик.

Буксирувати об'єкт на Робочий стіл при натиснутій правій кнопці миші.

Після буксирування в контекстному меню, що з'явилося, виконати команду Створити ярлик(и).

Ярлик можна перейменувати як звичайний файл.

За бажання можна змінити значок ярлика. Для цього слід виконати наступні дії.

Клацнути правою кнопкою миші по значку ярлика і виконати команду Властивості.

У діалоговому вікні Властивості:... перейти у вкладку Ярлик.

У вкладці натиснути кнопку Змінити значок.

У діалоговому вікні Зміна значка вибрати бажаний значок.

У діалоговому вікні Зміна значка натиснути кнопку ОК.

У діалоговому вікні Властивості:... натиснути кнопку ОК.

Подвійне клацання лівою кнопкою миші по значку ярлика відкриває вікно об'єкту, для якого цей ярлик створений.

Перейменування, зміна значка ярлика, копіювання, переміщення і навіть його видалення ніяк не відбивається на об'єкті, для якого він створений. Навпаки, перейменування або переміщення об'єкту може привести до того, що ярлик нормально не працюватиме. Видалення об'єкту, для якого створений ярлик, приводить до повної непрацездатності ярлика.

Архівація файлів

Архивірованіє7 - процес зменшення розміру файлів для зручності їх зберігання і переміщення. Архівацію проводять за допомогою спеціальних програм-архіваторів. Серед численних програм-архіваторів останнім часом найбільшою популярністю користується програма Winzip. Ця програма не входить до складу стандартних програм Windows і має бути заздалегідь встановлена на комп'ютер.

При архівації файлів створюється новий файл, який називають архівним. Архівний файл містить один або декілька файлів в стислому вигляді.

Для створення архівного файлу слід виконати наступні дії.

Виділити файли, що підлягають архівації.

Клацнути по виділених значках правою кнопкою миші і виконати команду Add to Zip.

У вікні Add в полі Add to Archive ввести ім'я створюваного архівного файлу.

У списку Action, що розкривається, можна вибрати спосіб приміщення файлів в архів: Add (додавання, копіювання) або Move (переміщення).

У списку Compression, що розкривається, можна вибрати ступінь стискування файлів.

У вікні Add натиснути кнопку Add або Move, залежно від вибраного способу приміщення файлів в архів.

Закрити вікно програми Winzip.

Для додавання файлів в існуючий архів слід відбуксирувати значок на значок архівного файлу.

Для витягання файлів з архіву найпростіше відкрити архівний файл і відбуксирувати витягуваний файл з вікна архівного файлу у вікно потрібної теки.

2 В Windows 95/98 практично всіх дій можуть бути виконані різними способами. У даному навчальному посібнику приводяться тільки найбільш поширені і зручні варіанти дій з використанням вікон спеціальної теки «Мій комп'ютер».

3 При перейменуванні файлів не рекомендується змінювати розширення імені файлу.

4 При копіюванні об'єктів в теку іншого логічного диска клавішу (Ctrl) тримати натиснутою не потрібний.

5 Для пошуку файлу з ім'ям Лист в ЗАТ Зоря.doc досить вказати ім'я лист.

6 Пошук можна проводити за останній період (декілька днів або місяців) або за якийсь конкретний період (з однієї дати до іншої дати).

7 Використовуються також терміни: «стискування», «упаковка».

 

:: Реклама ::


:: Реклама ::


:: Посилання ::


:: Рекомендуємо ::


 

 

 

 


Copyright © Klab-F 2008